هوشمند سازی کسب و کار (business intelligence) چیست؟
هر بنگاه اقتصادی برای کسب موفقیت نیازمند این است که بتواند وضعیت کاری خود را به درستی بررسی و تحلیل کند و برای رفع مشکلات و پیشرفت کاری تلاش کند. سازمان‌های بزرگ و مدرن در چندین سال اخیر در زمینه هوشمند سازی کسب و کارخود تلاش‌های زیادی کرده‌اند. در همین راستا برای داشتن به روزترین وضعیت فناوری اطلاعات، بر روی نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای جدید و پیشرفته سرمایه زیادی را صرف می‌کنند. آمار و ارقام و تحلیل داده‌ها، نقش تعیین کننده‌ای در تفهیم وضعیت کسب و کار و البته تعیین استراتژی‌ها دارند.
دلیل این امر این است که هوشمندسازی کسب و کار سود قابل توجهی را نصیب این سازمان‌ها می‌کند و این خود توجیه قابل قبولی برای سرمایه‌گذاری در زمینه هوش کسب و کار است. طی این مقاله قصد داریم تا به‌طور کامل در رابطه با هوشمندی کسب و کار و اثرات آن در بهبود وضعیت، توضیحاتی ارائه کنیم؛ با ما همراه باشید.
هوشمندی کسب و کار چیست؟
مدیران هر سازمانی برای به دست آوردن دید صحیح نسبت به شرایط متوسل به آمار و ارقام مربوط به آن نهاد می‌شوند. این آمار شامل مسائل داخلی بنگاه اقتصادی، داده‌های مربوط به مراجعین و تامین کنندگان، اطلاعات مربوط به بازار، رقبا و… است. هوشمند سازی کسب و کار (business intelligence) فرایندی است که همه این اطلاعات را به صورت دیجیتال در اختیار گرفته و این اطلاعات خام را با استراتژی مناسب تحلیل نموده و این امکان را فراهم می‌کند که مدیران در راستای منافع سازمان مطبوع از نتایج به دست آمده استفاده کنند.
فرقی ندارد که کسب و کار آنلاین است یا به‌صورت حضوری یا سنتی، مدیریت فرایند کسب وکار با به‌کارگیری از هوش کسب و کار، بهبود خواهد یافت و نتایج آن خیلی سریع قابل لمس خواهد بود.
گام‌های هوشمند سازی کسب و کار
هوشمندسازی هم مانند هر فرایند دیگری باید در گام‌هایی مرحله به مرحله انجام شود تا در نهایت نتایج قابل اتکایی ارائه دهد. این فرایند را در ده گام بررسی می‌کنیم:
- برای آنکه بتوان کسب و کاری را هوشمند کرد پیش از هر چیزی باید بتوان لیستی از اطلاعات قابل سنجش مربوط به آن کار تهیه کرد. توصیه می‌کنیم که اگر اطلاعات کافی در این زمینه ندارید، از مشاوره کسب و کار با متخصصان این حوزه، بهره بگیرید.
- قدم بعدی این است که یک روش سیستمی را انتخاب کرد و داده‌های جمع آوری شده در گام قبلی را توسط روش‌های انتخابی تحلیل نمود.
- گام مهم پس از تحلیل اطلاعات این است که بتوان نتایج بدست آمده را به درستی معنی کرد.
- گام دیگر هوشمندسازی کسب و کار مدل سازی است. برای فعالیت‌هایی که در هر سازمان انجام می‌شود و ورودی و خروجی آن فعالیت‌ها، مدل‌های سیستمی طراحی می‌شود. این مدل‌ها در واقع برای تفهیم فرایندها به سیستم‌های دیجیتال انجام می‌شود. در این گام باید راه‌هایی هم برای بدست آوردن فیدبک‌های سیستم یافت تا آن‌ها را هم در مدل‌سازی لحاظ کرد و مدل پیشنهادی به واقعیت نزدیک‌تر شود.
- در قدم بعدی باید نسبت به نتایج تحلیل سیستمی احاطه داشت. در واقع پس از اینکه کسب و کار به صورت یک سیستم هوشمند پیاده‌سازی شد؛ باید با داشتن تحلیل درست از نتایج آن برای تصمیم‌های صحیح استفاده کرد و اقدامات لازم را پیش‌بینی کرد.
- گام بعدی این است که با برنامه‌ای منسجم و دقیق منابع اطلاعاتی را شناسایی کرده و داده‌های لازم را بدست آورد.
- پس از به دست آوردن داده‌ها، باید یه پایگاه داده ساخت و اطلاعات را به این پایگاه انتقال داد. ایجاد پایگاه داده به منظور دسترسی آسان و سریع به داده‌های مورد نظر است.
- در این گام مهم باید سیستم طراحی شده مبتنی بر واقعیت کسب و کار را به پایگاه داده‌ها متصل نمود تا بررسی اطلاعات انجام شود و نتایج در نظر گرفته شده در گام‌های قبلی بدست آیند.
- گام بعدی هوشمندسازی کسب و کار این است که نتایج بدست آمده حاصل تحلیل سیستمی را به جدول و نمودار تبدیل کرد تا قابل استفاده در گزارش‌ها باشند.
- گام نهایی هم آماده‌سازی گزارش‌ها و مرتب کردن آن‌ها و ارسال هر گزارش به بخش مربوط به آن برای ترتیب اثر دادن است.
مزایای کاربرد هوش کسب و کار
هوشمند سازی کسب و کار مزایای زیادی دارد؛ از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- می‌توان کارها و فرایندهای مشکل و مبهم را به فرم سیستمی تبدیل کرد و از نرم‌افزارها برای تحلیل آن‌ها استفاده کرد.
- از نتایج تحلیل‌ها می‌توان به گونه‌ای استفاده کرد که امور و کارها را بهبود بخشید، ایرادات آن‌ها را رفع کرد و کارها را به نحو بهتری انجام داد. با این کار نسبت به سازمان‌های رقیب، برتری ایجاد می‌شود.
- داشتن قابلیت دوراندیشی که باعث می‌شود موقعیت‌های خوب و بدی که پیش روی مجموعه و بازار قرار دارند را مد نظر قرار داده و پیش از وقوع برای آن آماده شد.
- با بهبود فرایندها و ایجاد زمینه‌های درآمدی جدید، شاهد افزایش درآمد کسب وکار خواهیم بود.
- نسبت سود به هزینه پرداختی، نرخ بازگشت سرمایه (Return on investment) است که در تعاریف اقتصادی اهمیت زیادی دارد. با هوشمندسازی کسب و کار، می‌توان با سرمایه مشخص، نتیجه بیشتری بدست آورد. چون روش‌ها اصلاح می‌شود، راندمان افزایش می‌یابد و این موضوع بازگشت سرمایه را تسهیل می‌کند.
- در آنالیزهای اقتصادی، تفاوت قیمت فروش با قیمت مواد اولیه و خدمات، ارزش افزوده (Added value) نامیده می‌شود. در فرایند هوشمندسازی با کاهش هزینه‌ها و افزایش درامد، ارزش افزوده نیز بهبود می‌یابد.
- با جذب مشتریان جدید و راضی نگه داشتن مشتریان سابق سود مجموعه را افزایش می‌دهد.
کاربردهای هوش تجاری در سیستم‌های سازمانی
سازمان های تجاری روزانه ابعاد بالایی اطلاعات تولید، گردآوری و ذخیره می‌نمایند. با واسطه هوش تجاری تجزیه و تحلیل اطلاعات خودکار و به شکل مطلوب اجرا می شود و این موضوع باعث می‌شود تصمیم های تجاری بهتر و صحیح‌تر گرفته شوند. در ادامه به کاربردهای هوشمندی کسب و کار در سیستم های سازمانی خواهیم پرداخت.
استخراج و تحلیل داده‌ها
روزانه حجم اطلاعات بسیار زیادی توسط کارمندان و مراجعان هر سازمان و در طی فرایندهای آن به وجود می‌آید. این داده‌ها به حدی زیاد است که امکان تحلیل و بررسی آن‌ها در حالت عادی وجود ندارد ولی با استفاده از روش‌های هوشمندی کسب و کار می‌توان این اطلاعات را به فرم دیجیتال تبدیل کرد و سپس با استفاده از الگوریتم‌ها و نرم‌افزارها آن‌ها را داده‌کاوی نمود و اطلاعات با ارزشی را از آن استخراج کرد. کلیه مراحل پاکسازی و آماده کردن اطلاعات، حذف کردن داده‌های پرت، تعیین متغیرهای اصلی و یافتن متغیرهای تاثیرگذار جدید و تحلیل روابط آماری بین متغیرها توسط هوشمندی کسب و کار به آسانی امکان‌پذیر است.
سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان
تاثیر هوشمندی کسب و کار (BI) بر روی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) به این صورت است که با استفاده از هوشمندی کسب و کار امکان استفاده از پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیریت وجود دارد. مدیران ارشد و میانی نیازهای اصلی خود برای سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمان را، در فرایند هوشمندسازی دخیل می‌نمایند. هوش تجاری از روش تصمیم‌گیری با چندین معیار استفاده می‌کند و می‌تواند بهترین راه که همه نیازها را براورده کند، پیدا نماید. پس از آن می‌تواند روش مناسب برای پیاده کردن آن را نیز مشخص کند.
مدیریت ارتباط مشتری
متفاوت شدن روش تعامل سازمان و مراجعین (یا بنگاه اقتصادی و مشتریانش) از مزایای هوشمندی کسب و کار است. با استفاده از ابزارهای هوش کسب و کار می‌توان با مشتری ارتباطی تاثیرگذار داشت. با داشتن پایگاه اطلاعات مشتریان و استفاده از نرم‌افزارهای تحلیلی می‌توان الگوهای رفتاری را شناسایی کرد و آشنایی صحیح‌تری نسبت به مشتری و مراجع داشت تا نیازهای آن‌ها را به نحو بهتری مرتفع کرد.
مدیریت زنجیره تامین
مدیریت زنجیره تامین باید بتواند نیازهای مختلف مشتری را برآورده کند. به این منظور نیازمند راههای بهینه شده هوشمندی کسب و کار است. این هوشمندی باعث می‌شود همزمان که یکپارچگی زنجیره تامین حفظ شود، سرعت زنجیره تامین هم زیاد باشد.
چرخه اتوماسیون اداری
با هوشمندی کسب و کار می‌توان کارهای سازمانی را به صورت خودکار اجرا کرد. در حقیقت با دیجیتالی کردن فرایندها در زمان صرفه‌جویی می‌شود و تعداد بخش‌های لازم برای اجرای یک فرایند کاهش می‌یابد. به عنوان مثال سفارش گرفتن، نوشتن فاکتور و فرستادن به خریدار، برنامه‌ریزی برای رساندن سفارش و هماهنگی با بخش انبار، می‌تواند با هوشمندی کسب و کار به شکل خودکار انجام شود و چرخه اتوماسیون اداری را کامل کند.
شناسایی الگوها و اطلاعات بازار کسب و کار
نرم‌افزارهای هوشمندی کسب و کار را می‌توان برای دستیابی به اطلاعات مربوط به بازار استفاده کرد. داده‌های مربوط به مشتریان و نظارت بر رفتار آن‌ها و طرح‌های خرید و پیش بینی کردن روال بازار هدف می‌تواند در آشنایی با الگوهای بازار استفاده شود که به وسیله کسب و کار هوشمند در دسترس قرار می‌گیرند. کسب و کاری که از تغییرات بازار اطلاع مناسب‌تر و دقیق‌تری داشته باشد، می‌تواند واکنش صحیح‌تری هم نشان دهد. داشتن دید کلی نسبت به بازار، راه تصمیم‌های آتی را هموار می‌کند. در صورت عدم تجربه و اطلاعات کافی، استفاده از خدمات کوچینگ کسب و کار می‌تواند مفید واقع شود.
معرفی نرم‌افزارهای کاربردی BI
برای هوشمندی کسب و کار باید کلیه فرایندهای انجام شده در یک مجموعه، به صورت اتوماتیک در پایگاه داده‌ها ثبت شود. به همین دلیل هر سازمان یا بنگاه اقتصادی نیازمند نرم‌افزار اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار باید در بستر سخت‌افزاری مناسب نصب و راه اندازی شود. برای شروع به کار نمودن، ابتدا باید برای نرم‌افزار روندهای کاری، مشخص شده و اطلاعات ورودی و خروجی سیستم تعیین شود. بانک اطلاعاتی نرم‌افزار باید به صورت خودکار آپدیت شود تا بتواند کارهای لازم را انجام دهد و مجموعه از مزایای هوشمند سازی کسب و کار بهرمند شود. برای مثال می‌توان به نرم‌افزارهای زیر اشاره کرد:
نرم افزار Tableau
محبوب‌ترین نرم‌افزار BI دنیا در حال حاضر، Tableau است. این نرم‌افزار وسیله ای پرقدرت و منعطف برای مدیریت و آنالیز اطلاعات است. از خصوصیات آن می‌توان به امکان یکپارچه کردن اطلاعات منابع مختلف و داشتن داشبوردهایی با طراحی شکیل و تعاملی اشاره کرد. امکان به اشتراک گذاری داشبورها هم فراهم شده‌است. این نرم‌افزار قدرتمند در پنج نسخه متفاوت Desktop, Public, Reader, Online و Server ارائه می‌شود که هر کسب و کاری با توجه به نیازش می‌تواند از آن در راستای هوش کسب و کار استفاده کند.
نرم افزار Sisense
نرم افزار sisenso امکان تهیه کردن و تجزیه و تحلیل اطلاعات و مصور سازی داده‌ها را فراهم می‌کند. ابزارهای متنوعی برای تحلیلگران فراهم می‌کند و برای کار با داده‌های بزرگ قدرت و سرعت مناسبی دارد.
نرم‌افزار Domo
domo اولین نرم‌افزار ابری دنیا که شرایط تصمیم‌گیری مدیران را تسهیل و تسریع می‌کند. بخش‌های گوناگون یک کسب و کار شامل بخش فناوری اطلاعات، هوش تجاری، مدیریت و… رادر نظر گرفته و ابزارهای مناسبی در اختیار هر کدام قرار داده تا در راستای هوش کسب و کار از آن استفاده کنند.
نرم افزار Microsoft Power BI
Microsoft Power BI نرم‌افزاری طراحی شده بر اساس هوشمند سازی کسب و کار است که ابزارهای متنوعی برای گردآوری، تحلیل، تصویر سازی اطلاعات و در نهایت انتشار آن‌ها بین اشخاص داخلی یک سازمان در اختیار می‌نهد.
ابزارها و نرم‌افزارهای دیگری مانند MicroStrategy, QlikSense, SAP Business Objects, Datapine, SAS Business Intelligence, Zoho Analytics نیز در بازار موجودند تا هر کسب و کاری بتواند آنچه نیازمند است را به راحتی پیدا کند.
سخن پایانی
هوشمند سازی کسب و کار با امکان تجمیع آمار و ارقام مربوط به کسب و کار و تحلیل داده‌ها، تصمیم‌گیری برای تعیین راهبرد کاری بر اساس معیارهای مختلف را انجام داده و حتی روش‌های پیاده‌سازی آن را نیز مشخص کند. به این ترتیب، ضمن تعیین راهکارهای مناسب، با هوشمند شدن داده‌ها، تعامل با مشتریان و فرآیندهای کاری نیز ساده‌تر خواهد شد.
سوالات متداول
۱- هوشمندسازی کسب و کار به چه معنی است؟
برای موفقیت سازمان ها اطلاعات هر کاری باید به صورت کارا و سریع مورد تحلیل قرار گرفته و نتایج موثر در تصمیم‌های آتی مجموعه را تامین کند. مجموعه فرایندهایی که منجر به این نتایج شود را هوشمند سازی کسب و کار می نامند.
۲- آیا هوشمندسازی برای هر کسب و کاری ضروری است؟
در دنیای امروز یک بنگاه اقتصادی کوچک تا یک سازمان بزرگ جهانی با شعبات متعدد، برای آنکه دید صحیحی بر فرایندهای خود داشته باشند نیازمند هوشمندسازی هستند.
۳- برای هوشمند سازی کسب و کار خود از کجا شروع کنیم؟
منابع زیادی برای آشنایی موجود است ولی یک راه آسان مراجعه به شرکت‌های هوشمند سازی، گرفتن مشاوره با دادن اطلاعات صحیح و تهیه یک نرم‌افزار مناسب اتوماسیون اداری است.
